Semakin meningkatnya pertumbuhan bisnis, tentunya
akan semakin baik. Namun, Anda juga harus bisa bertanggung jawab dalam
mengelola payroll atau sistem penggajian pada perusahaan. Tidak sedikit
perusahaan yang semakin berkembang malah keteteran dalam hal penggajian. Ini
karena mereka belum menyiapkan sistem payroll dengan baik. Berikut ini adalah
kesalahan perusahaan dalam proses penggajian karyawan.
Kesalahan Perusahaan Saat Penggajian
1. Proses Pencatatan yang Tidak Memadai
Kesalahan utama yang biasa dilakukan oleh perusahaan
adalah tidak bisa melakukan pencatatan dengan baik, alias gagal dalam mencatat
serta melengkapi payroll dengan akurat. Kesalahan dalam proses pencatatan atau
dokumentasi yang sama sekali tidak memadai bisa memperpanjang dalam proses
audit pengupahan karyawan. Hal, ini harus benar-benar dihindari.
Sesuai dengan peraturan dalam penggajian yang
berlaku, Anda akan diminta untuk menyimpan sebuah catatan penggajian setidaknya
selam 3 tahun. Sementara pada catatan tersebut dan perhitungan pengupahannya
harus bisa Anda pertahankan selama 2 tahun. Inilah biasanya yang selalu
diabaikan.
2. Tidak Tepat Waktu Saat Pembayaran Gaji dan Pengarsipan Pajak
Jika ternyata bisnis Anda mempunyai masalah dalam arus
kas, Anda mungkin bisa saja tergoda untuk membayar tagihan yang ada lebih dulu,
seperti utilitas dan vendor. Apakah benar atau tidak apa yang Anda lakukan?
Tidak, ini adalah kesalahan! Pajak dalam sebuah penggajian harus Anda
prioritaskan.
Jika Anda mengalami keterlambatan dalam penggajian
tentunya Anda harus dikenai denda yang bisa saja setara dengan jumlah pajak
yang belum Anda bayar plus bunganya.
3. Mengelompokkan karyawan sebagai subkontrak
Oke sekarang, coba perhatikan bagaimana Anda
memperlakukan karyawan yang ada di kantor dalam masalah tunjangan gaji dan
pajak dengan perlakukan sebagai seorang kontraktor. Tidak sedikit bisnis yang
lebih memilih menjadi kontraktor independen, apalagi jika ternyata pekerjaan
dilakukan dengan sifat yang sangat sementara. Dengan Anda mengelompokan
beberapa karyawan sebagai kontraktor independen, tentunya perusahaan harus bisa
menghindari adanya pajak berganda.
Sementara itu tugas Anda adalah bagaimana membedakan
antara keduanya. Karena hal ini bisa memberikan dampak yang sangat besar pada
proses penggajiannya. Sehingga Anda harus mempelajari lebih dulu perbedaan
antar karyawan dan juga kontraktor independen agar bisa menghindari kesalahan
dalam proses pengisian transaksi penggajian.
4. Melakukan pembagian yang tidak adil untuk non-exempt employees
Non-exempt employee merupakan karyawan yang diupah
berdasarkan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Mereka berhak mendapatkan
uang jika harus lembur. Sementar itu, exempt worket tidak. Anda harus dapat
mengklasifikasikan karyawan berdasarkan jenisnya. Jangan sampai Anda malah
tidak adil karena salah pengklasifikasian.
Itulah 4 kesalahan perusahaan dalam proses penggajian
karyawan. Hal-hal di atas merupakan hal dasar yang biasanya akan selalu terjadi
dalam perusahaan. Cara menghindarinya adalah dengan mempekerjakan orang yang
andal dalam bidangnya dan juga system payroll yang baik.